Anrufbeantworter für Ihr Studio

Haben Sie sich auch schon gefragt, ob Sie für Ihr Kosmetikstudio einen Anrufbeantworter brauchen? Der Anrufbeantworter macht einen wichtigen Teil Ihres Telefonservices aus und ist damit ein Bestandteil Ihrer Kundenbetreuung.

Durch einen Anrufbeantworter sind Sie ständig erreichbar – ohne ständig erreichbar sein zu müssen! Anstatt in einer Stresssituation ans Telefon zu hetzen und dabei dem Kunden nicht gerecht zu werden, überlassen Sie es Ihrem Anrufbeantworter, den Anruf entgegenzunehmen. Der große Vorteil ist, dass Ihnen mögliche Kunden nicht verloren gehen, nur weil Sie einmal nicht ans Telefon gehen können.

Die persönliche Ansage
Um auch mit dem Anrufbeantworter eine optimale Kundenbetreuung zu erzielen, muss die Ansage gut geplant sein. Viele Telefone bieten ja eine automatische Ansage an, die aber viel zu unpersönlich ist. Es wird sich auszahlen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine persönliche Ansage vorzubereiten.

Am besten schreiben Sie sich in Ruhe auf, was Sie sagen möchten. Dann vergessen Sie bei der Aufnahme nichts. Zunächst sollte natürlich eine Begrüßung und der Name Ihres Kosmetikstudios genannt werden. Anschließend teilen Sie dem Anrufer mit, dass Sie gerade leider nicht ans Telefon gehen können.

Sehr nützlich ist es, wenn Sie dem Anrufer Ihre Öffnungszeiten durchgeben. Für manche hat sich dann ihre Frage vielleicht schon erledigt, die anderen rufen das nächste Mal während der Öffnungszeiten an.

Als letztes sollten Sie dem Anrufer unbedingt anbieten ihn zurückzurufen. Eine Ansage könnte in etwa so lauten: „Kosmetikstudio Beautyqueen. Leider kann ich (können wir) zurzeit nicht ans Telefon gehen. Meine (unsere) Öffnungszeiten sind montags- freitags von 9:30 Uhr – 18:00 Uhr und samstags von 9:00 Uhr bis 13:00 Uhr. Wenn Sie Ihren Namen und Telefonnummer hinterlassen, rufe ich (wir) Sie so schnell wie möglich/ gerne zurück.“

Alternativ können Sie auch noch folgendes erwähnen: „Für eine Terminabsprache hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Telefonnummer und Terminwunsch. Ich rufe Sie dann gerne zurück.“ Oder auch: „Für eine Kosmetikbehandlung machen Sie vorher bitte einen Termin bei mir aus.“ Falls Sie eine eigene Webseite haben, können Sie das gerne in der Ansage erwähnen: „Auf meiner Webseite www.kosmetikstudio-xyz.de können Sie sich gerne über meine Angebote informieren.“

Bei der Ansage gelten die gleichen Regeln, wie beim Kundengespräch: deutliche und klare Aussprache, freundlicher Ton usw.

Anrufbeantworter in den Alltag integrieren
Wenn Sie Ihren Anrufern und Kunden anbieten, sie zurückzurufen, sollten Sie dies natürlich auch tun. Zur Kundenbetreuung gehören auch Eigenschaften wie Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit. Sie sollten es sich also zur Gewohnheit machen, die Anrufe regelmäßig abzuhören und – wenn gewünscht – zurückzurufen.

Der eine hört als festes Ritual morgens als erstes die eingegangen Anrufe ab, der andere nach Feierabend oder zwischendurch… wann man die Anrufe abhört, ist im Grunde egal – Hauptsache, man vergisst nicht zeitnah zurückzurufen. Kommen Sie mal nicht gleich dazu zurückzurufen, notieren Sie sich kurz auf einem Zettel, welche Anrufe Sie noch erledigen müssen.

Sobald Sie Ihren Anrufbeantworter in Ihren Alltag integriert haben, werden Sie ihn nicht mehr missen wollen. Denken Sie daran: Ein Anrufbeantworter erspart Ihnen und Ihren Kunden unnötigen Stress!